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Fondation des Services de Santé d'Aylmer
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Règlements généraux

 

Dénomination sociale

Buts

Siège social

Membres individuels

Membres associés

Membres honoraires

L'assemblée générale

 
Élection des membres

Le conseil d'administration

 
Durée des mandats
Le comité exécutif

Dispositions financières

Obligations diverses

Amendements

Règlements généraux

Chapitre I - Dispositions générales

Préambule

Ci-après les règlements généraux de la Fondation des Services de Santé d'Aylmer (FSSA), corporation constituée par lettres patentes le 24 août 1989 sous l'autorité de la partie III de la Loi sur les compagnies (LRQ.Ch. C.28).

Le présent préambule fait partie intégrante des règlements généraux de la Fondation.  Amendés le 23 février 1998 et le 21 octobre 2004.

Article 1 - Dénomination sociale

La dénomination sociale de la corporation est "Fondation des Services de Santé d'Aylmer (FSSA)" ci-après désignée "la Fondation".  La Fondation est une corporation sans but lucratif.

Article 2 - Objets

2.1 Nature

La Fondation a comme objectifs de réaliser des campagnes de levées de fonds et de distribuer les montants recueillis pour subvenir aux besoins en santé et services sociaux de la population du secteur Aylmer de la ville de Gatineau.  En premier lieu, la Fondation verra à contribuer à l'amélioration de la qualité de vie des résidants du Centre Renaissance et à appuyer les services qui sont offerts à la clientèle du CLSC Grande-Rivière.  La Fondation pourra aussi apporter de l'aide aux autres organismens communautaires qui oeuvrent à Aylmer.

2.2 - Buts

Solliciter et recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, valeur mobilière, immobilière ou sous toute autre forme.  Administrer de tels dons, legs et contributions.  Organiser des campagnes de souscriptions dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.

Article 3 - Siège social

Le siège social de la Fondation est situé au lieu prévu dans l'acte constitutif de la corporation et à l'adresse déterminée par le conseil d'administration.

Article 4 - Sceau

Le sceau de la Fondation est celui qui sera, au besoin, choisi par les administrateurs.  Il est gardé au siège social de la corporation.

Article 5 - Membres

Les membres de la corporation sont répartis en 3 catégories, à savoir :

5.1  Membres individuels

Les membres individuels sont les adultes qui apportent leur concours au fonctionnement de la Fondation et qui participent à ses activités, c'est-à-dire les personnes de la communauté (citoyennes, citoyens).  Le conseil d'administration de la Fondation établira les modalités nécessaire pour l'adhésion des membres en règle.

5.2  Membres associés

        Les membres associés sont les clubs sociaux ou de services de la communauté.

5.3  Membres honoraires

Les membres honoraires sont les personnes physiques et les organismes que le conseil d'administration reconnaît à ce titre.  Les membres honoraires n'ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d'administration.

Chapitre II - l'assemblée générale

Article 6 - L'assemblée générale

6.1  Nature

L'assemblée générale permet aux membres de la Fondation d'exercer leur pouvoir tel que prescrit par la Loi.

L'on y retrouve 3 types d'assemblées : l'assemblée générale annuelle, l'assemblée générale spéciale et l'assemblée statutaire.

6.2  Composition

        L'assemblée générale est composée des personnes suivantes :

        a)    Les membres du conseil d'administration

        b)    Les membres individuels, selon l'article 5.1

6.3  Vote
a) Les membres du conseil d'administration ont droit de vote.
b) Chaque membre qui compose l'assemblée générale a droit à un (1) seul vote.
c) Le droit de vote s'exerce en personne seulement.
d) Le vote se tient à main levée ou, à la demande de deux membres, par vote secret.
6.4  Résolutions

Toutes les résolutions sont votées à la majorité simple et ceux qui s'abstiennent de voter sont réputés absents.  Pour les modifications à la charte d'incorporation et aux règlements généraux, l'expression des deux tiers (2/3) des votes exprimés à l'assemblée générale est nécessaire et les abstentions sont enregistrées comme des "contre".

6.5  Quorum

        Le quorum est formé de six (6) membres formant l'assemblée.

6.6  Procès-verbal

        Il est tenu procès-verbal de l'assemblée.

Article 7 - Réunions

7.1  Assemblée générale annuelle

        L'assemblée générale annuelle de la Fondation a lieu à l'automne de chaque année.

7.1.1  Rôle et fonctions

        L'assemblée générale annuelle a pour rôle :
a)  de recevoir et d'approuver les rapports et les propositions du conseil d'administration;
b) de désigner les vérificateurs;
c) de recevoir les états financiers;
d) d'approuver les prévisions budgétaires;
e) d'approuver les règlements généraux et leurs amendements;
f) d'élire les membres du conseil d'administration prévu aux articles 8, 10.3 et 10.5.2.
7.1.2  L'avis de convocation

           L'avis de convocation est expédié au moins vint-et-un (21) jours de calendrier avant la date de l'assemblée.

7.2  Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée à la demande du président ou par trois (3) membres du conseil d'administration.

La demande d'une assemblée générale spéciale doit être adressée par courrier recommandé au président, au siège social de la Fondation.

A défaut par le président de convoquer l'assemblée générale spéciake dans les ving-et-un (21) jours de calendrier suivant la réception de la demande, les requérants peuvent convoquer eux-mêmes cette assemblée au lieu et temps qu'ils déterminent.

7.2.1  Avis de convocation

L'avis de convocation et l'ordre du jour sont expédiés au moins vingt-et-un (21) jours de calendrier avant la date de l'assemblée générale spéciale.  L'avis de convocation doit mentionner le sujet ou les sujets à l'ordre du jour, lequel ne peut être modifié.

Article 8 - Élection des membres du conseil d'administration

L'élection des membres du conseil d'administration se fait de la façon suivante :

  1. l'élection se fait en un seul tour de scrutin;
  2. chaque membre de l'assemblée générale vote pour le(s) candidats de son choix;
  3. une compilation des votes est faite;
  4. les candidats ayant receuilli le plus de votes sont déclarés élus;
  5. si le vote est nécessaire, il se tient par scrutin secret.

Article 9 - Assemblée statutaire

Immédiatement après l'assemblée générale annuelle, les administrateurs élus par les membres se réunissent s'ils forment quorum et sans qu'il soit nécessaire de donner avis de convocation, afin d'élire ou de nommer les membres du comité exécutif et régler toute autre affaire de la compétence du conseil d'administration.

Chapitre III - Le conseil d'administration

Article 10 - Le conseil d'administration

10.1  Nature et rôle

Le conseil d'administration est le mandataire et le quasi-fiduciaire de la corporation.  Son rôle est de gérer et d'administrer la Fondation.

10.2  Pouvoirs

Outre les pouvoirs qui lui sont dévolus par la Loi sur les compagnies ou qui sont ailleurs prévus dans les règlements de la Fondation, le conseil d'administration possède et exerce les pouvoirs suivants :

  1. Accomplir tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la Fondation conformément à la Loi et aux règlements généraux.
  2. Adopter de nouveaux règlements ou les modifier, s'il y a lieu.
  3. Adopter les résolutions qui s'imposent pour réaliser les buts de la Fondation.
  4. Prendre les décisions concernant les achats et les dépenses qu'il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s'engager.
  5. Déterminer les conditions d'admission des membres.
  6. Voir à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
10.3  Composition

Le conseil d'administration est composé de dix (10) personnes de la catégorie prévue à l'article 5.1.

Note : Le conseil d'administration se réserve le droit d'inviter des personnes à participer à titre d'observateurs sans droit de vote.

10.4  Réunions
10.4.1 Le conseil d'administration se réunit au moins trois (3) fois par année et selon les besoins sur convocation du président.
10.4.2 L'avis de convocation peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être donné au moins cinq (5) jours de calendrier avant la date de la réunion.  Tout avis de convocation d'une réunion spéciale doit en indiquer le sujet ou les sujets à l'ordre du jour, lequel ne peut être modifié.  Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d'une renonciation écrite.
10.4.3 Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s'ils sont unanimes, décréter qu'il y a réunion officielle et alors l'avis de convocation n'est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d'éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.
10.4.4 Il y a quorum si la moitié (1/2) des membres du conseil en fonction plus un (1) sont présents, et que le président ou le vice-président est présent.
10.4.5 Il est tenu procès-verbal des réunions.
10.4.6 Le conseil d'administration peut également se réunir par conférence téléphonique ou tout autre moyen de communication permettant la participation de ses membres.
10.4.7

Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité, sauf pour les changements aux règlements généraux qui nécessitent une majorité des deux tiers (2/3) des membres en fonction et la ratification par l'assemblée générale.

Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l'assemblée ou un administrateur ne demande le vote au scrutin secret.  En ce cas, le secrétaire de l'assemblée et un autre membre agissent comme scrutateurs et dépouillent le scrutin.  Le vote par procuration n'est pas permis et le président de l'assemblée a un droit de vote prépondérant qu'il peut choisir d'exercer ou non lorsqu'il y a égalité.

Le président peut exercer son droit de vote en tout temps.

10.5  Durée des mandats
10.5.1 Le mandat des personnes occupant la fonction de président, de vice-président, de trésorier et de secrétaire est d'une année renouvelable.
10.5.2 Les administrateurs élus parmi les membres ont un mandat d'une durée de deux (2) ans et renouvelable.  Chaque année 5 membres sont nommés et l'année suivante 5 autres.
10.5.3 Un administrateur perd sa qualité d'administrateur :
bullet Lors de sa démission par écrit
bullet En cas d'absence à plus de trois (3) réunions consécutives du conseil d'administration
bullet Lors de son expulsion du conseil
10.6  Vacance
10.6.1 La vacance survenue parmi les administrateurs élus au conseil d'administration est comblée par les autres membres du conseil.  L'administrateur ainsi nommé termine le mandat de celui qu'il remplace.
10.6.2 Malgré toute vacance, le conseil d'administration peut continuer d'opérer en autant qu'il y ait quorum, conformément à l'article 10.4.4.
10.7  Conflits d'intérêts

Aucun administrateur ne peut confondre des biens de la corporation avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d'un tiers les biens de la corporation ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par résolution des membres du conseil d'administration.

10.8  Indemnisation

Les administrateurs ne sont pas payés pour leur fonction ou leur présence. Ils peuvent être remboursés pour leurs dépenses selon les politiques de la corporation.

10.9  Assurance responsabilité

La Fondation s'engage à contracter une assurance responsabilité.

Chapitre IV - Le comité exécutif

Article 11 - Le comité exécutif

11.1    Composition

Le comité exécutif est composé des personnes suivantes : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

11.2    Rôle

Le comité exécutif a pour rôle de disposer des questions urgentes, d'assurer la gestion courante et d'exécuter les mandats expressément confiés par le conseil d'administration.

Chapitre V - Les responsables de la Fondation

Article 12 - Président

12.1    Mandat

La personne élue par le conseil d'administration à la présidence du conseil d'administration assume par le fait même la présidence du comité exécutif et la présidence de la Fondation.  Son mandat est d'un (1) an et renouvelable.

12.2    Rôle

Le président est le principal officier de la Fondation.  Il préside les assemblées des membres, du conseil d'administration et du comité exécutif et signe tout document officiel pour la Fondation.  Il est membre d'office de tout comité.

Il surveille l'exécution des décisions du conseil d'administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.  Il s'occupe également des relations publiques.

Article 13 - Vice-président

13.1    Mandat

La personne élue par le conseil d'administration à la vice-présidence du conseil d'administration assume par le fait même la vice-présidence du comité exécutif et la vice-présidence de la Fondation.  Son mandat est d'un (1) an et renouvelable.

13.2    Rôle

Le vice-président remplace le président en cas d'incapacité ou de refus d'agir de celui-ci.  Il possède alors tous les pouvoirs du président.

Article 14 - Secrétaire

14.1    Mandat

La personne élue par le conseil d'administration comme secrétaire du conseil d'administration assume par le fait même le poste de secrétaire du comité exécutif et de la Fondation.  Son mandat est d'un (1) an.

14.2    Rôle

Le secrétaire signe et conserve les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d'administration.  Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs.

Il signe avec le président les documents constitutifs et tout autre document du conseil pour les engagements de la Fondation, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de la Fondation.

Enfin, il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d'administration.

Article 15 - Trésorier

15.1    Mandat

La personne élue par le conseil d'administration comme trésorier du conseil d'administration assume par le fait même la trésorerie du comité exécutif et de la Fondation.  Son mandat est d'un (1) an et renouvelable.

15.2    Rôle

Le trésorier veille à l'administration financière de la Fondation.  Il signe, avec les signataires autorisés, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.

Il voit à la préparation des états financiers et des prévisions budgétaires.  Il assure la garde et la conservation de tous les documents financiers nécessaires.  Il dépose les deniers de la Fondation dans une institution financière désignée par le conseil d'administration.

Chapitre VI - Dispositions financières

Article 16 - Affaires financières

Le conseil d'administration détermine l'institution financière òu le trésorier effectue les dépots de la Fondation.

Article 17 - Exercice Financier

L'exercice financier de la Fondation débute le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars suivant, mais le conseil d'administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

Article 18 - Vérification

Les livres et les états financiers de la Fondation seront vérifiés chaque année par le vérificateur désigné en assemblée générale.  Le rapport de cette vérification est déposé et adopté à l'assemblée annuelle des membres de la Fondation.

Article 19 - Effets bancaires

Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets négociables doivent être signés, tirés ou endossés par au moins deux (2) signataires parmi les personnes autorisées par résolution du conseil d'administration.

Article 20 - Autres documents

Tout autre document, pour le compte de la Fondation, sera signé par le président ou le secrétaire à moins qu'une ou plusieurs autres personnes ne soient dûment autorisées par résolution du conseil d'administration pour la faire à leur place.

Article 21 - Comptabilité

La Fondation doit posséder des livres comptables dans lesquels il sera possible de retrouver toutes les transactions de la Fondation.

Chapitre VII - Obligations diverses

Article 22 - Procédures judiciaires

Le président de la Fondation, les membres du comité exécutif ou l'un ou l'autre d'entre eux sont autorisés à répondre pour la Fondation à toute action, bref de saisie, interrogatoire sur faits et articles, assignation pour examen au préalable, ou à toute autre interpellation judiciaire de même nature; ils sont également autorisés à faire tout affidavit et à prêter tout serment requis au cours des procédures judiciaires auxquelles la Fondation peut être partie comme telle, aussi à faire toute demande de cession ou présenter toute requête en faillite ou liquidation contre tout débiteur de la Fondation, à assister et à voter à toute assemblée des créanciers du débiteur de la Fondation et à accorder des procurations à ces fins.

Article 23 - Déclarations

Les déclarations devant être produites à l'Inspecteur général des institutions financières, selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le secrétaire, tout administrateur de la corporation, ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d'administration. Tout administrateur ayant cessé d'occuper ce poste par suite de sa démission, de sa destitution, a à produire une déclaration modificative à l'effet qu'il a cessé d'être un administrateur, à compter de quinze (15) jours après la date où cette cessation est survenue, à moins qu'il ne reçoive une preuve que la Fondation a produit une telle déclaration.

Article 24 - Amendements aux règlements généraux

Les amendements aux règlements généraux de la Fondation doivent être adoptés tout d'abord par le conseil d'administration et approuvés ensuite par les membres en assemblée générale annuelle ou lors d'une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.  Les amendements adoptés par le conseil d'administration entrent en vigueur dès le moment de leur adoption et, à moins qu'ils n'aient été approuvés dans l'intervalle par les membres lors d'une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, ils le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle.  S'ils ne sont pas approuvés à cette assemblée, ils cessent à ce moment là d'être en vigueur.  Le conseil d'administration peut toutefois, s'il le juge à propos, reporter l'entrée en vigueur des amendements qu'il a adoptés.  Les amendements doivent être approuvés par au moins deux tiers (2/3) des membres présents.

Article 25 - Dissolution de la Fondation

La Fondation ne peut être dissoute que par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée convoquée spécifiquement à cette fin.

Le conseil d'administration doit alors procéder à la dissolution de la corporation, à l'abandon des lettres patentes et à la liquidation des biens de la Fondation dans le respect de la loi et des engagements pris par la Fondation.  Tout bien excédentaire devra être donné à un ou des organismes choisis par le conseil d'administration.